能源管理体系文件一般分解成四个层次，即:能源管理手册、能源管理的程序文件、能源管理作业指导书和记录。对于已建立质量管理体系或环境管理体系的组织，可以建立一体化的管理体系程序文件和作业指导书，将能源管理体系标准中各要素的要求融入其中。

组织在实施初始能源评审和能源因素识别与评价后，根据评审、识别与评价结果，可着手进行能源管理体系策划与设计，主要内容有：

1）制定能源方针

制定能源方针时应充分考虑组织的行业特点，适用的法律法规及其他要求，所涉及的能源问题，相关方的观点，组织对能源问题的价值观。

2）明确职责部门与岗位设置、部门职责与定位

能源管理体系应是组织全面管理的有机组成部分。为了保证能源管理体系的成功运作，应将之融入道组织全面管理体系之中。为此，在组织现存和有效的整体组织结构赋予能源管理的功能，这样就形成了组织的能源组织结构以及相应的职责。能源管理的组织机构图及能源管理方面的职责与定位，其目的不是创造新的组织的安排等级及交流网络，而是增强了组织现有结构的功能。《节约能源法》的要求，重点用能单位应当设立能源管理岗位。

3）确定优先控制的能源因素和法规要求

①　组织建立能源管理体系的主要目的是通过对优先控制的能源因素的有效管理，达到降低能源消耗、提高能源效率的目的。优先控制的能源因素和法规要求是组织能源管理体系策划与设计优先考虑的方面。组织应明确在近期内对哪些能源因素优先改进，哪些因素只要通过日常管理就能达到目的。对于优先控制的能源因素可以通过两条途径控制，其一是制定和实施能源目标质保、管理方案；另一条途径是制定和实施运行控制程序。

②　确定优先控制的能源因素的控制方法与要求、确定落实法规要求的具体行动。

4）确定文件框架

①　标准未规定能源管理体系文件的结构。组织可以根据标准的要求，结合组织的实际情况和现有管理体系的架构，确定适宜的文件结构。组织可以对现有的管理体系文件进行补充和完善，只要符合标准的要求即可。

②　每个组织应该根据法律法规要求、运作特点、优先控制的能源因素等考虑哪些方面需要形成文件。

③　按《能源管理体系 要求》的要求，以下方面的文件是必需的：

a. 能源因素

b. 法律与其他要求

c. 管理方案

d. 能源管理基准与标杆

e. 信息交流

f. 文件与记录控制

g. 运行控制程序（必要的）

h. 应急准备和响应程序

i. 监视、测量与评价

j. 不符合、纠正和预防措施

k. 内部审核

④　组织应确定运行控制所必要的文件，以下方面的文件是必要的：

a. 对直接影响到能源消耗、能源利用效率的、对节能减排有关键作用的运行活动，如果缺少文件规定可能会出现员工不能按规定的要求实施，影响能源方针、目标指标的实现时，应当制定文件化的程序实施管理。

b. 这些运行活动包括项目设计及施工、产品设计开发、能源的采购、搬运、储存，生产作业与设备运行，经营过程，产品储存运输，产品褂茫嗄芑厥眨璞干枋┪けＱμ峁┖驮诵校笛槭遥ひ毡涓峁┓瘢罟痰取�

c. 对于制造型组织来讲，必要的运行控制程序可能包括：

产品和过程设计开发程序

能源采购和储存管理程序

设备管理程序

能源使用管理程序

能源统计和计量器具管理程序等

⑤　组织为确保能源管理过程的有效策划、运行和控制所需的其他文件也应在确定文件框架时予以考虑