一．过程方法的概念

 

1．过程的定义

 

一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。

 

  由上可知：过程是活动，是一组相互关联或相互作用的活动，其目的是将输入转化为输出。对任何一项影响质量的、相对独立的要素都可以看作是一个过程，采用过程的方法进行管理。过程可以组成一个网络，一个过程的输出往往是另一个过程或几个过程的输入，例如：设计过程的输出就是采购过程、生产过程和检验过程的输入。过程还应该是增殖的，也就是说输出应大于输入活动。

 

2．过程的特点

 

（1）有输入和输出。输入是实施该过程的基础、依据或要求，包括资源、条件和方法；输出是该过程完成后的结果，即中间产品或最终结果；

 

（2）实施过程是将输入转化为输出而开展的各项活动，必须使用与所开展的活动相适应的资源，包括人员、设施、工作环境、信息、资金等；

 

（3）为了确保过程的质量，应针对该过程的活动规定实施方法，即制定程序。并且认真执行程序开展活动，控制过程的质量；

 

（4）应对输入、输出在过程的适当阶段进行必要的测量，以证实他们的正确性、适宜性和符合性。

 

3．过程方法的含义

 

所谓过程方法是指系统地识别和管理组织所应用的过程，特别是这些过程之间的相互作用，其内容包括：

 

（1）站在系统和总体角度，识别有哪些过程；

 

（2）确定的每个过程，识别与其他过程的关系；

 

（3）管理过程和过程之间的关系，如何用PDCA循环方法管理。

 

4．过程方法的作用

  将相关的资源和活动作为过程进行管理，可以更高效得到期望的结果，包括节约资源、缩短周期、防止失误、降低成本和提高过程结果（输出）的有效性等，具体的作用是：

（1）在方针和战略形成方面，在组织内利用规定的过程，可导致更可预测的结果、更好利用资源、更短的周期和更低的成本；

2）在目标制定方面，由于掌握了过程能力，可制定更富有挑战性的目标和指标；

（3）在运作管理方面，采用过程方法可减低成本、预防差错、控制变异、缩短周期、得到更可预测的结果；

（4）在人力资源管理方面，可建立更经济的人力资源管理过程，如采用聘用、教育和培训等方法，使这些过程更符合组织的需要，建立一支更能干的员工队伍。

 

二．管理的系统方法的概念

1．系统的定义

相互关联或相互作用的一组要素。

  上述相互关联是指要素与要素、要素与系统、系统与环境之间发生的相互作用，它是系统呈整体性的根源。系统的这种关联性既反映多因素、多变量的复杂关系，又反映多层次、诸要素相互作用的特点，同时随着系统的发展变化，这种关系更加复杂多变，据此,可以将任何一个复杂的研究对象都看作一个系统,采用系统的方法进行管理.要素的集合构成系统,要素与系统构成部分与整体关系；系统内要素不是简单排列，要素的顺序、关联及构成方式决定了系统的结构；管理是一个系统，它包括质量、环境和财务管理系统等，对质量管理体系而言，质量管理体系要素是过程，换言之一组相互关联或相互作用的过程构成质量管理体系。

 

2．系统的基本特征

（1）目的性

   每个系统都应有明确的目标。一个系统通常只有一个中心目标，与目标相对应的是效益原则，每个系统的目标都离不开增值、取得效益，没有效益的系统就没有必要存在；

（2）整体性

   应把每个系统看作是一个整体，先从整体把握，然后研究系统与子系统、各子系统之间的相互关联，相互影响，为达到同一目标而努力。当子系统的目标与整体目标矛盾时，要以实现总体目标为准则。同时，还应明确每个系统还是一个更大系统的一个构成部分。与整体性相对应的是整分合原则和优化原则。整分合是指整体把握，科学分解，综合协调，比如：该原则在设计工作中应用，必须先从整体上充分了解项目的范围和要求，制定项目的目标，而后，根据科学分解，明确各子项、各专业的任务和目标，并在合理分工的基础上，在设计过程中，通过不断地组织综合协调，最后完成一部完整的设计；

 

（3）层次性

   任何复杂的系统都有一定的层次结构。系统的效率高低，很大程度取决于能否分清层次、各层次之间的任务和职责是否清楚。管理系统一般分三个层次，即决策层、协调层（中层管理者）和作业层，其中决策层是相对开放的，它负责制定方针和目标，指导协调层工作，负责对外界的联系的协调，以适应外界环境的要求；协调层主要协调内部各过程或活动，按确定的组织结构、程序，利用相应的资源进行，起到承上启下的作用；作业层主要侧重经济和技术的合理性，按规定的计划、标准、程序和作业指导书开展每项活动，实施控制功能；

（4）动态性

  系统的正常运行不但取决于系统本身，还要受到其他系统和条件的影响与制约，随着系统内外条件的变化和事物的发展，我们对问题的认识也在不断深化，不仅会有目标上的更新和提高，对目标的实施过程也会不断更新和完善。针对管理上的复杂性和多变的特点，应重视收集和分析信息，注意反馈，随时进行调节，保持充分弹性，构成连续封闭的管理回路。

3．系统方法的含义

  系统方法是指达到所规定的系统目标而采取的方法，包括系统分析、系统工程和系统管理。即系统地分析有关数据和资料，确立要达到的目标；通过系统工程策划或设计应采取的措施和步骤以及资源，形成完整方案；实施中通过系统管理取得有效性和高效率。

4．系统方法的作用

将相互关联的过程作为系统加以识别、理解和管理有助于组织提高其目标的有效性和效率。

1）在质量方针和战略形成方面，可以制定出一个全面、富有挑战性的规划，此规划与部门职能及过程结果相联系；

2）在目标制定方面，各过程的目标和指标可以与组织的关键目标保持一致。

3）在运作管理方面，可以对过程的有效性有一个更全面的了解，从而可以发现问题产生的原因，及时采取措施；

4）在人力资源管理方面，可以为实现共同的目标提供更好的理解，从而减少部门之间的隔阂，改进团队工作。

三．过程方法和管理的系统方法的应用

1．过程方法的应用

实施过程方法包括以下步骤：

1）识别过程并确定该过程的目标；

2）确定过程的输入，包括输入的具体内涵，来自哪个或哪些其他过程的输入、职责和测量要求；

3）确定过程的输出，包括输出具体的内涵，作为哪个或哪些其他过程的输出、职责和测量要求；

4）分析并确定实现该过程需开展哪些活动，以及这些活动的顺序、职责，可用流程图的方法展开；

5）研究开展这些活动的最佳方法，将其制定成文件；

6）分析并确定开展这些活动所需的资源要求；

7）按所要求的资源进行配置；

8）执行形成文件的程序，开展过程中的各项活动；

9）在实施过程中对过程的质量进行监视和测量；

10）测量过程的输出，评价其满足规定要求的程度；

11）将该过程的输出提供给与之相关的其他过程作为其输入。

2．管理的系统方法的应用

  管理的系统方法可用于各管理系统，在建立和实施质量管理体系中的应用包括以下步骤：

  1）确定顾客和相关方的需求和期望；

  2）建立组织的质量方针和质量目标；

  3）确定实现质量目标必须的过程和职责；

  4）确定和提供实现质量目标必须的资源；

  5）规定测量每个过程有效性和效率的方法；

  6）应用这些方法确定每个过程的有效性和效率；

  7）确定防止不合格品并消除产生原因的措施；

  8）建立和应用持续改进质量管理体系的过程。

 

    综上所述系统方法和过程方法关系非常密切，它们都以过程为基础，都要求对各过程之间的相互作用进行识别和管理，二者相辅相成，缺一不可。但前者管理对象是过程组成的体系，着眼于整个系统和实现总目标，使得组织所策划的过程之间相互协调和相容，减少制约，产生高效率和效益。后者的管理对象是单个过程，着眼于具体过程输入、输出和相互关联或相互作用的活动进行连续控制，使过程高效运作，以实现每个过程的预期结果。