1、识别并有效处理不合格。应识别不合格(特别是顾客抱怨)，并对己识别出的不合格进行纠正。若需要采取ISO9001纠正措施，则应正式立项，以便纳入纠正措施的系统管理。对于新发现的问题和重复出现的问题，尤其应当注意立项。

2、调查分析。就产生不合格的原因进行调查、分析，以确定不合格的根本原因。通常根据经验可以直接判断的只作分析即可。然而，对那些初次发现的不合格，要切忌"拍脑袋"分析，而应深人调查，掌握第一手材料。可运用ISO9001认证的工具-因果图(鱼刺图)或故障树进行分析，有时甚至需要进一步试验分析(如材料分析、断口分析、微观分析等) 和故障诊断，从而分清主、次要影响因素，找出最根本的影响因素。

3、采取纠正措施。本着"对症下药"的原则，针对已分析清楚的不合格原因，确定应采取的纠正措施。对ISO9001认证的纠正措施应进行评价，评价其是否能确保消除不合格原因及是否按要求认真实施了，以确保不合格不再发生。同时，应记录采取措施的结果。

4、纠正措施有效性的评审(验证)。纠正措施是否能消除不合格原因或将其减少到可接受的程度，是否达到预期的效果，应予以评审(或验证)并作记录。评审时，应提出充分的事实和证据来支持评审结论。应该指出，由于习惯性，常常出现纠正措施回潮的情况，因此，不能认为纠正措施验证一次有效就完事大吉，而应注意复查